Za zlepšovanie procesov sú zodpovední všetci zamestnanci podniku, od manažmentu až po výkonných pracovníkov. Optimalizáciou procesov umožníme zákazke prechádzať podnikom bez prekážok, zdržaní a plytvaní časom, financiami a energiou. To, čo je dnes pre úspech podniku rozhodujúce, je aj vôľa a schopnosť veci meniť. Marek Mičunda, architekt riešení spoločnosti SOVA Digital, považuje za dôležité naučiť ľudí myslieť tak, aby vo všetkom hľadali pridanú hodnotu. Ako túto výzvu preniesť do podnikov?

 

Ak firma chce, aby zákazky tiekli podnikom plynulo, čo má urobiť?

Prvé čo musí urobiť, je potrebné nastaviť procesy tak, aby zákazka prechádzala cez jednotlivé oddelenia vo firme plynulo, bez časových strát a komplikácií. A v druhom rade pozrieť sa na dáta, ktoré tečú spolu so zákazkou. Dôležité je zachytiť dáta tak, aby sa v procese neduplikovali, a aby všetci zapojení do procesov mali jasne stanovené od koho majú dáta dostávať a aké dáta majú byť na výstupe. Vedieť, čo potrebujú dostávať a čo posielať na ďalšie oddelenia, do ďalšej fázy procesov.

Aká je situácia vo firmách?

Situácia nie je zďaleka ideálna. Ľudia na niektorých oddeleniach nevedia zadefinovať, čo je ich vstupom a čo je ich výstupom. Nemajú jasné kompetencie od koho by mali dostať dáta a kam by ich mali poslať. Problémom je chýbajúca štandardizácia procesov, nesprávne stanovené výkonové normy, neúplnosť a neaktuálnosť technickej dokumentácie… Preto je pomerne ťažké sledovať aktuálny stav zákazky v reálnom čase. Rovnako viazne nielen komunikácia ale aj tok dát, dokumentácie a informácií medzi oddeleniami. To sa logicky negatívne odrazí na prekročení termínov, rozpočtov a iných ukazovateľoch.

Ľudia na oddeleniach nemajú jasné kompetencie, veľakrát nemajú vedomosti o fungovaní celého toku zákazky mimo vymedzeného úkonu, či procesu, do ktorého sú zapojení.

Ako začať pristupovať k zmenám? Je potrebné nastavovať veci jednotlivo, po procesoch, alebo sa pozrieť na ne „zhora“ a manažovať zmeny komplexne?

Mnoho firiem má za sebou rovnaký príbeh. Majiteľ začal niečo budovať, časom sa dostal do štádia, kedy zistil, že nie je odborníkom na všetky procesy. Buď ich začal nastavovať na efektívny chod s odborníkmi alebo, čo je prípad mnohých firiem, fungujú procesy ďalej „hurá systémom“. Tok zákazky nie je popísaný, chýbajú pravidlá, štandardizácie. Pre začiatok je potrebný pohľad zhora, komplexné nastavenie procesu toku zákazky. Ak je urobený koncept, ako to má fungovať, tak potom sa dá pozerať na tok zákazky  aj zospodu, a hľadať a nastavovať detaily v procesoch.

Prečo potom k tomu firmy takto nepristupujú? Prečo neštandardizujú?

Je to zaujímavý fenomén, ale množstvo firiem podlieha predstave, že sú jedineční a sú presvedčení, že ich procesy sa nedajú štandardizovať. A nezaoberajú sa tým. Berú to z pohľadu, čo vyrábajú, nie z pohľadu procesov. Je potrebné uvedomiť si, že procesy vo firmách sú rovnaké, firmy síce vyrábajú rôzne produkty, ale sú to strojárske firmy, a optimalizačné postupy sú všade rovnaké. Samozrejme, ku každej firme je potrebné pristupovať individuálne.

Ovplyvňujú nastavenia procesov aj ďalšie faktory?

Firmám sa dnes znižujú série, idú do kustomizácie výrobkov. Všetko funguje na zákazku. Nie je nič výnimočné, že kým sa v minulosti vyrábali tisícové dávky tej istej verzie výrobku, tak dnes sa robí len jedno – alebo desať kusová séria. To si obvykle vyžaduje dosť významné zmeny v procesoch.

Dá sa ušetriť v nevýrobných procesoch?

Nevýrobné fázy ukrývajú veľký optimalizačný potenciál, ktorý má dopad na celý výrobný proces. Pokiaľ je dobre pripravená výroba, tak sa dá skutočne výrazne zrýchliť. Ale, samozrejme, musí byť všetko naplánované a zorganizované. Podľa mňa sa dá správnou prípravou ušetriť aj 30-40 % výrobného času. Zaručeným indikátorom toho, že niečo v procesoch stagnuje je, že firma nemá pod kontrolou termíny.

Firmy sa sústreďujú hlavne na to, urobiť efektivitu vo výrobe a tlačia… Častokrát sa hráme so sekundami, ale že niekde stojí zákazka štyri dni, lebo niekto ju zabudol v emaili, to sa nerieši. Máte za tri týždne niečo vyrobiť a stojí to štyri dni niekomu v emaili, bez toho, aby podal informácie ďalej?!

Kde hľadať optimalizačný potenciál v nevýrobných procesoch?

Keď narátame na každý jeden proces o koľko by sa dal skrátiť len vhodnou metodikou, alebo nástrojmi, zistíme, že hovoríme o násobkoch hodín prestojov. Napríklad, dôsledkom ručného prepisovania vstupných dát nie je len to, že človek robí hodiny naviac, ale dopad je oveľa zásadnejší. Počas týchto hodín brzdí aj ďalšie procesy a nielen časová strata sa postupne nabaľuje. Správnym použitím metodiky a zariadení však podniky zistia, že tok zákazky je možné radikálne skrátiť a procesy dramaticky zrýchliť. Máme už množstvo riešení, ktoré zoštíhľujú nevýrobné i výrobné procesy, zameriavajú sa na navrhovanie a implementáciu bezpapierových informačných tokov, procesy plánovania, zberu a správy dát.

Tvrdíte, že približne štvrtina práce zamestnanca nemá pridanú hodnotu…

Čísla sme získali na základe dlhodobých meraní u zákazníkov. Napríklad, pri jednej z analýz sme vo výrobe stopovali  polhodinový úsek práce zamestnanca, ktorý mal k sebe montovať jednotlivé komponenty. Reálne z polhodiny robil 10 minút. Zvyšok času, čiže 20 min., manipuloval s tovarom na vozíku, zdvihol, zobral, položil, potom si odbehol na druhú stranu haly pre potrebné náradie. Jeho práca s pridanou hodnotou trvala len 10 minút. Balast, ktorý robil okolo, nemal žiadnu hodnotu.

Ale toto sú už povšimnutiahodné plytvania. Prečo sa to vo firmách deje?

Plytvanie je v každej firme. Otázkou je iba v akom rozsahu. Vždy je čo optimalizovať, tento postoj je jednoducho aj o tom, že niektoré firmy ešte nedospeli  do štádia, aby si uvedomovali zbytočné prestoje, nemonitorujú, nemerajú, neanalyzujú, zameriavajú sa na iné fázy výroby. Ale je potrebné uvedomiť si aj to, že tu nastáva efekt snehovej gule. Problémom nie je len to, že človek robí kvôli neefektívnemu nastaveniu o tri hodiny naviac, ale on brzdí tie tri hodiny ďalšie procesy. To znamená, že keď rátame v každom jednom proces, o koľko by sa dal skrátiť len vhodnou metodikou alebo nástrojmi, zistíme, že tu sú to tri hodiny, tu je to päť hodín. A zrazu stojíme pred výsledkom, že odstránením prestojov môžeme celý tok zákazky skrátiť aj o dva-tri dni.

Často sa stáva, že manažment nepočúva ľudí, ktorí chcú a vedia v nevýrobnom procese pomôcť s optimalizáciou. Pre manažment sú to náklady na administratívnu silu a tá ich až tak netrápi. Potrebujú šikovných ľudí vo výrobe…

Ako to vyzerá, keď prídete do firmy, na čo sa zameriavate?

Analyzujeme, ako funguje zákazka od prijatia dopytu po expedíciu. Sledujeme všetky procesy ako sa posúva zákazka z jedného oddelenia na druhé, a ktoré dáta sa používajú. Opakujúcim sa problémom je napríklad komunikácia medzi konštrukciou a výrobou. Konštruktér má sofistikovaný nástroj – CAD systém, ktorý má veľmi veľa informácií. V ňom výrobok nakreslí, ale potom ho technológ vyexpeduje zo systému, zoberie si výkresy, excelový zoznam toho, čo sa má vyrábať, a ručne na výkresy kreslí technologický postup. Toto sa potom dostáva do výroby. Pri prepisoch sa generujú chyby, nie je to nikde uložené… A takto to, žiaľ, funguje.

Spolu s IPA Slovakia pripravuje SOVA Digital workshopy pre jednotlivé firmy, by ste ich naučili odstraňovať plytvanie z nevýrobných procesov…

Cieľom workshopu je zapojiť, motivovať a naučiť ľudí stredného manažmentu a poverených odborníkov, aby vo firme začali vytvárať kultúru pre hľadanie zmien. Chceme vtiahnuť ľudí do procesov. Prvotnú analýzu podnikových procesov si urobíme pred spustením workshopu. Následne si so zástupcami workshopu vypracujeme procesnú mapu, a budeme spolu hľadať prestoje a riešenia, ako by sa mali procesy zrýchliť, zlepšiť, zmeniť. Výsledkom bude mapa úzkych miest. Na jej základe si spolu s tímom z workshopu zadefinujeme jednu zmenu, ktorú zrealizujeme v priebehu jedného mesiaca a výsledok predstavíme majiteľom firmy.

Workshopom väčšinou inovácie v podniku končia. My ním chceme zmeny naštartovať a priniesť majiteľom firiem reálnu zmenu a schopnosť riadiť ďalej inovačný proces vo firmách.

Čo je doménou SOVA Digital v ponuke know-how pre workshop?

Ponúkame predovšetkým riešenia aké dáta zbierať, ako a odkiaľ ich zbierať. Keď budú vyšpecifikované dáta, následne spolu s IPA Slovakia budeme účastníkov workshopu učiť ako s informáciami narábať a ako vytvárať riešene na základe dát. Hľadáme aj  nové možnosti využitia dát. Chceme sa sústrediť aj na to, čo dáta môžu spôsobiť nielen vo firme, ale aj na strane zákazníkov, dodávateľov, v širšom ekosystéme, alebo, či v množstve dát nevieme nájsť nový biznis model.

Čo po workshope? Aké má firma možnosti?

Po workshope budeme dohliadať na aplikáciu riešenia. Firma má dve cesty, ak je stredný manažment po workshopoch a po jednej optimalizačnej aplikácii taký zdatný, že sa už môže pustiť sám do ďalších, bude pokračovať v optimalizačných procesoch podľa procesnej mapy. Ak to bude zložitejšie, budeme na veciach partnersky spolupracovať s firmou ďalej.

Diskusia