Priemyselné podniky prechádzajú výraznou transformáciou. Výroba sa kustomizuje, výrobné dávky sa zmenšujú, zvyšuje sa tlak na skracovanie výrobného procesu a znižovanie ceny konečného produktu. Preto priestor pre naplnenie transformačných nárokov je potrebné hľadať aj v nevýrobných procesoch. Dôvodov nie je málo, nájdeme medzi nimi aj alarmujúce zistenia. Napríklad, že až 87% práce zamestnanca sa robí nekoncepčne, alebo, že zamestnanec robí denne až 35% práce bez pridanej hodnoty.

 

Zákazky riadené „hurá systémom“

Aktuálny obraz nevýrobných procesov veľkej časti slovenských firiem je rovnaký. Procesy od prijatia dopytu po zaúčtovanie platby zákazníkom sú živelné a fungujú „hurá systémom“. V mnohých firmách nie sú nevýrobné procesy popísané, zdokumentované a už vôbec nie štandardizované. V takomto prostredí sa vytvárajú podmienky pre nekontrolovateľné plytvanie. „Živelný charakter celého priebehu zákazky dokonca niekedy spôsobuje, že je obtiažne zmerať straty a identifikovať koreňové príčiny chronických problémov,“ vysvetľuje Lukáš Richter, projektový manažér IPA Slovakia a dodáva: „Pod problémy sa podpisuje, okrem zlého nastavenia riadenia, aj rôznorodosť procesov, ťažšia rozpoznateľnosť plytvaní v administratíve a manažmente, ale aj nedostatok snahy o ich komplexnú  integráciu.“

Dôsledky chronického nezvládania riadenia procesov sa prejavia obratom. „Klinický obraz“ takejto firmy je: chaos, stres, preťažovanie ľudí, nadpráca, chyby a opravy. Výsledný pohľad na firmu hovorí o postupnom klesaní výkonu podniku. V takejto chvíli pomôže urobiť si poriadok najprv „zhora“, čo znamená, pozrieť sa  s nadhľadom na to ako zákazka tečie firmou, zadefinovať procesy manažmentom firiem a zdokumentovať ich. Ak má firma nastavený hlavný riadiaci koncept, potom sa dá na riadenie pozrieť aj „zdola“, čo znamená hľadať vylepšenia  a optimalizácie v jednotlivých procesoch. „Ale pozor, platí, že ak nie je nastavená vrchná vrstva, spodnú nie je možné urobiť,“ upozorňuje  Marek Mičunda, architekt riešení SOVA Digital.


Viac práce s pridanou hodnotou   

Vznik pridanej hodnoty musí byť podnik schopný riadiť už od momentu objednania zákazníkom. Ak to firma nemá pod kontrolou, má to zásadný negatívny dopad hneď na niekoľko previazaných oblastí, a nastáva efekt snehovej gule. „Napríklad, podniky často  prepisujú zákazky aj niekoľko hodín. Na to však, aby prijali zákazku už existujú rôzne nástroje, ktoré importujú dáta a zamestnanec ich môže mať zaznamenané v systéme za pár minút,“ približuje Marek Mičunda a dopĺňa: „V jednej z firiem sme našli, napríklad, skladovú kartu založenú v troch rôznych systémoch na troch miestach, čo proces strojnásobilo. V podstate, keď sme to zrátali, tak v závere 10 ľudí robilo činnosť jedného človeka.“ Mnohé zlepšenia si dokonca nevyžadujú výrazné investičné náklady a je ich možné realizovať, napríklad, len zmenou organizácie práce či zavedením jednoduchej metodiky. Zákazník platí za reálny čas venovaný zákazke, nie za balast, ktorý robí pracovník takmer pri viac ako tretine úkonov.

Najviditeľnejším indikátorom nesprávneho nastavenia toku zákazky je, že firmy nemajú pod kontrolou termíny. Pri stopovaní polhodinového úseku práce zamestnanca, ktorý montoval na stole jednotlivé komponenty, zo sledovaného času 30 min., reálne pracoval len 10 min. Zvyšných 20 min. manipuloval s tovarom na vozíku, ktorý zdvíhal, prekladal. Následne si odbiehal do rôznych častí haly pre pracovné pomôcky. Reálne do procesu prispel len 10 min. práce s pridanou hodnotou. Dlhodobé analýzy tímu expertov SOVA Digital a IPA Slovakia potvrdili, že správnou prípravou v predvýrobnej etape je možné ušetriť aj 30-40 % výrobného času.

 

Plynulý tok zákazky vo výrobnej firme

 

Dáta sú hnacím motorom zmien

Pri komplexnom pohľade na tok zákazky firmou je potrebné nastaviť si okrem procesov aj dátové toky, ktoré plynú spolu so zákazkou. To znamená, zaznamenávať a vyhodnocovať dáta pri posune zákazky z jedného oddelenia na druhé. „Firmy nevedia pracovať s dátami. Ak ich vôbec zbierajú, veľakrát ich záznam zostáva na papieroch alebo v excelovských tabuľkách bez ďalšieho využitia,“ konštatuje Marek Mičunda. Nevýrobnými i výrobnými procesmi prebieha množstvo dát, ktoré však firmy nezbierajú. Dáta sa prácne prepisujú do niekoľkých softvérových platforiem podniku. Podniky si však stále neuvedomujú, že dáta sú ich jedinečné know-how, ani to, že dnes je práca s dátami už nevyhnutnosťou.

Podnik by sa mal nastaviť na hľadanie úzkych miest aj v dátach. Zamyslieť sa, aké dáta zbierať, odkiaľ ich zbierať, súčasne, ako s dátami narábať a ako na ich základe vytvárať riešenia. Ak firmy zvládnu túto základnú dátovú agendu, je potrebné pozrieť sa aj na širší dátový ekosystém, do ktorého je firma vsadená. Upriamiť svoju pozornosť na skutočnosť, ako prepojiť dáta so zákazníkom či dodávateľom. Prípadne sa zamyslieť, či v tom množstve dát nevieme nájsť nejaký nový biznisový potenciál.

 

Vytvárame kultúru pre inovácie a hľadanie zmien

Spoločnosti SOVA Digital a IPA Slovakia pripravili návod, ako si urobiť poriadok v nevýrobných procesoch. Na základe spoločných znalostí a zistení o stave nevýrobných procesov v slovenských podnikoch pripravili pre firmy know-how, ktoré ich skokovo posunie v riešení nastavenia bezproblémového toku zákazky podnikom. Spolupráca s podnikmi prebieha v niekoľkých fázach. „V úvode prebehne diagnostika a nezávislá identifikácia najväčších problémových oblastí, následne načrtneme smery zlepšovania. Ďalším nosným krokom je spoločný workshop s vybranými zamestnancami danej firmy,“ upresňuje Lukáš Richter.

Cieľom workshopu je zapojiť, motivovať, naučiť vedenia podnikov a prevádzok vytvárať vo firmách kultúru pre hľadanie zmien. Na základe spoločnej práce počas workshopu si účastníci spolu zadefinujú jedno konkrétne opatrenie, ktoré sa následne zrealizuje do 30 dní. Dokladom úspešnosti je merateľný prínos pre firmu. „Chceme, aby zamestnanci vo všetkom hľadali pridanú hodnotu pre firmu. Aj preto, že takto ľudia zatiaľ nerozmýšľajú. Musia si uvedomiť, že sú skutočnou súčasťou zlepšovaní, inovácií a pozerať sa na podnik ako na „náš“, nie ako na „ich,“  vysvetľuje Marek Mičunda.

Diskusia